Procédures et politiques sont des éléments clef d’une organisation : elles systématisent de manière rationnelle le mode de fonctionnement de l’organisation, pour répondre aux objectifs et gérer les risques.
Au cœur de l’idée de procédure il y a la maîtrise reproductible de la création de valeur.
Il ne s’agit pas de tout écrire. La vision selon laquelle on doit « écrire ce que l’on fait et ne faire que ce que l’on écrit » est dépassée : les procédures, pour être utiles, doivent être limitées au strict nécessaire et orientées vers une seule finalité : créer de la valeur de façon maîtrisée. Elles ne doivent exister que lorsqu’un sujet crucial doit être déterminé sans équivoque, pour plusieurs acteurs au sein de l’organisation.
Elles vont donc permettre de préciser
- Ce qui doit être fait pour correspondre à la vision des dirigeants et atteindre les objectifs,
- Qui doit le faire (en précisant les périmètres d’application, les rôles et responsabilités de chacun) ?
- Comment cela doit être fait (en modélisant le processus) ?
- Quel niveau de risque est acceptable dans la réalisation de l’objectif ?
Basées sur des critères objectifs, factuels et précis, les procédures doivent être rédigées de façon claire, dans un vocabulaire qui est celui de l’organisation. Les opérationnels doivent s’y reconnaître et y trouver une aide à la décision et à l’action et non un frein administratif.
Elles doivent être vivantes, s’enrichir de l’expérience, des succès comme des incidents, évoluer au rythme de l’organisation et non selon un calendrier arbitraire.
C’est cette approche que vous propose de mettre en œuvre Sylmaris.